Risiken in der Logistikkette nehmen zu und die Bedeutung der Risikoprävention wächst. In der Pharmalogistik stehen Produktqualität, Patientensicherheit und Compliance auf dem Spiel.
trans-o-flex hat die gesamte Risikovorsorge, sowohl die Geschäftsfortführungsstrategie (Business Continuity Plan, kurz BCP) als auch alle konkreten Notfallvorsorgepläne, komplett überarbeitet. Doch folgt das Unternehmen damit lediglich einem Trend? Tamara Schulz, Bereichsleiterin Qualitätsmanagement bei trans-o-flex, weist das vehement zurück. „Natürlich hat Risikoprävention gerade in der Logistik Hochkonjunktur“, erklärt die Qualitätsmanagementspezialistin. „Denn die Risiken, ihr Kerngeschäft plötzlich nicht mehr fortführen zu können, sind für Logistikunternehmen in den letzten Jahren nicht nur statistisch deutlich gestiegen. Die Risiken sind sehr real eingetroffen.“ Schulz erinnert an die Covid-Pandemie, die aufgrund von Personalausfällen bei verschiedenen Paketdiensten und Speditionen zur Schließung ganzer Niederlassungen führte. An Hochwasser, das Standorte überschwemmte und eine Paketsortierung unmöglich machte. An Hacker, die IT-Systeme internationaler Expressdienste angriffen und teilweise lahmlegten. An Kriege und Krisen, die dazu zwangen, weltweite Logistikketten zu verändern, was in der Praxis Verlängerung der Transportzeit bedeutete, Verknappung von Transportkapazität, steigende Raten und Lieferengpässe.
„Aber in der Pharmalogistik geht Notfallplanung noch weiter zurück und hat schon immer eine strategische Bedeutung gehabt“, sagt Schulz. „Denn ohne ausgefeilten BCP ist Produktqualität, Patientensicherheit und Compliance kaum sicherzustellen.“ Deshalb gab es bei trans-o-flex auch schon eine dezidierte Pandemieplanung, bevor die Covid-Pandemie wütete. Trotzdem hat das Unternehmen im letzten Jahr seine BCP-Strategie und Notfallvorsorgepläne grundlegend überprüft, angepasst und auf ein neues Niveau gehoben. Warum? „Erstens ist jeder BCP nur dann gut, wenn die Pläne regelmäßig aktualisiert werden“, erläutert Schulz. „Zweitens lernen wir von Ereignissen, die auftreten, und analysieren genau, wie wir den Eintritt solcher Ereignisse künftig verhindern, weniger wahrscheinlich machen oder die Auswirkungen begrenzen können.“
Auch sie spielen beim Business Continuity Plan eine Rolle: Leere Thermotrailer dienen als Puffer für temperaturgeführte Sendungen, etwa bei einem längeren Stromausfall. Die dieselbetriebenen Kühlaggregate der Trailer sichern dann die richtige Temperatur. Die Messung und Dokumentation der Temperatur ist dank Batteriepuffern gewährleistet.
Als Beispiele nennt Schulz größere Frachtführer- oder Stromausfälle. „Wir haben als Konsequenz Pläne entwickelt, bei denen sich im Ernstfall ganze Standorte gegenseitig vertreten können.“ Oftmals bewirken aber auch schon kleinere Veränderungen, dass die betrieblichen Abläufe aufrechterhalten werden können. So berücksichtigen die aktuellen Pläne zur Risikoprävention jetzt auch moderne Vertretungsmöglichkeiten wie die Arbeit im Homeoffice. „Wir haben dafür gesorgt, dass es an jedem Standort Disponenten gibt, die auch von zu Hause arbeiten können, falls es an ihrem Standort zu einem längeren Stromausfall kommt“, so Schulz. Weiteres Beispiel: Um temperatursensible Ware weiter im richtigen Temperaturbereich zu halten und die Temperaturdaten messen und dokumentieren zu können, wird bei Stromausfall Ware auf Thermotrailer umgeladen. „Deren Thermoaggregate funktionieren auch im Standbetrieb stromunabhängig mit einem eigenen Dieselmotor. Und der sorgt über einen Generator und eine Batterie dafür, dass nicht nur der nötige Strom für die Temperierung, sondern auch für kontinuierliche Messung und Dokumentation vorhanden ist.“
Alle Notfallpläne sind im QM-Dokumentenmanagementsystem, das intern auch Systemhandbuch genannt wird, festgehalten. Zusätzlich enthält es für jeden Prozess spezifische Fristen, nach denen der Prozess spätestens überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden muss. „Und weil das Teil unseres zertifizierten Qualitätsmanagements ist, können wir auch nichts verschieben. Denn auch diese Prozesse werden bei den jeweiligen Rezertifizierungen mit geprüft.“
Für die Kunden bedeutet dies laut Schulz, dass trans-o-flex „widerstandsfähiger gegen Störungen aller Art geworden ist. Das heißt Qualitätssicherung auch in Ausnahmefällen und Risikominimierung gerade für sensible Sendungen. Nicht zuletzt können wir unsere Kunden bei ihren eigenen Audits und regulatorischen Anforderungen besser unterstützen.“
