Total Cost of Ownership (TCO): Nur reine Transportpreise zu vergleichen, führt in die Irre. Deshalb wird jetzt auf der trans-o-flex-Webseite ein kostenloser TCO-Rechner angeboten. Das kleine Programm hilft, die gesamten Logistikkosten von aktiv und passiv temperierten Sendungen zu berechnen, zu vergleichen und bietet Ansatzpunkte zur Kostensenkung.
„Danach hatte ich schon lange gesucht!“ Ein Lächeln huscht über das Gesicht von Maria Bolsing, als sie auf ihrem Bildschirm eine Excel-Tabelle aufruft und deren Funktion erklärt. „Mit der Tabelle habe ich in weniger als einer Stunde eine Vollkostenrechnung für passiv temperierte Transporte unserer Sendungen erstellt. Damit kann ich jetzt die Kosten, die ich im aktiv temperierten Versand bei trans-o-flex habe, mit denen vergleichen, die bei Paketdiensten mit passiver Temperierung anfallen würden.“ Bolsing ist Geschäftsführerin eines kleinen Pharmaunternehmens in Hessen.* Sie versendet täglich im Schnitt 20 aktiv temperaturgeführte Pakete mit trans-o-flex. Nahezu die Hälfte davon sind Kühlsendungen, die auch beim Transport zwischen 2 und 8 Grad Celsius gehalten werden müssen. Die übrigen sind Ambient-Sendungen, werden also bei 15 bis 25 Grad transportiert. Die damit versandten Produkte sind vor allem frostempfindlich, vertragen aber auch die im Sommer oft höheren Temperaturen im Lkw-Laderaum nicht.
Bolsing hatte vor drei Jahren die Belieferung ihrer Kunden komplett auf aktive Temperaturführung umgestellt. „Es gab auch etwas Druck von der Aufsichtsbehörde“, gibt die 47-jährige zu. Damals hatte sie zunächst überlegt, ob sie nicht einfach bei ihrem Paketdienstleister bleiben und die Sendungen passiv temperiert zustellen lassen soll. „Aber wir haben den Aufwand für das Handling von isolierenden Verpackungen, Kühlakkus oder Trockeneis gescheut und wussten auch nicht genau, was sonst noch so auf uns zukommt. Letztlich haben wir das Angebot von trans-o-flex angenommen und die auf den ersten Blick höheren Transportpreise akzeptiert, weil der Umstieg auf einen temperierten Versand für uns leichter war und wir schneller umsteigen konnten.“ Immer wieder aber erhält sie Post von Standard-Paketdiensten, die Passivtransporte zu sehr günstigen Transportpreisen anbieten. Bolsing fragt sich dann: „Soll sie nicht doch umsteigen?“
* Der Name wurde geändert, weil die Geschäftsführerin anonym bleiben möchte. Aus denselben Gründen wird der Firmenname des trans-o-flex-Kunden nicht genannt.
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Servicetool kostenlos herunterladen
Als im Februar dieses Jahres das Angebot von trans-o-flex kam, sich auf der Webseite des Unternehmens einen TCO-Rechner herunterzuladen, dachte Bolsing zunächst nicht an ein echtes Servicetool zur Gesamtkostenberechnung (= Total Cost of Ownership, kurz TCO), sondern an einen Werbegag. Doch ihre Neugier war geweckt und sie lud sich das Tool von der trans-o-flex-Seite herunter.
„Als ich die Tabelle dann geöffnet habe, ist mir sofort aufgefallen, dass ich hier sehr konkret mit den tatsächlichen Kosten rechnen kann, die in unserem Unternehmen anfallen, und das bei jedem Kostenblock.“ Bolsing machte sich an die Arbeit und gab in der Tabelle die realen Mengen und Kosten ihres Unternehmens ein. Insgesamt besteht die Tabelle aus rund 70 vorausgefüllten Zeilen, die in zehn Kostenblöcken von Verpackung & Transport über Retouren & Mehrweglogistik bis zu IT & Integration reichen.
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Mit marktüblichen oder unternehmensindividuellen Kosten rechnen
„In jeder Zeile gibt es kurze Erklärungen zu den einzelnen Positionen, sodass ich erkennen kann, ob dieser Kostenpunkt überhaupt auf uns zutrifft oder nicht.“ Bolsing hat für ihr Unternehmen ausgerechnet, welche Gesamtkosten bei einem passiv temperierten Versand in Mehrwegboxen anfallen. „Wir nutzen auch beim aktiv temperierten Transport mit trans-o-flex Mehrwegboxen. Da kommt für uns auch im Passivversand aus Umweltgründen die Nutzung von Einwegboxen nicht infrage. Und als Kühlmittel würden wir uns für Gelpacks und gegen Trockeneis entscheiden. Wenn eine Position nicht auf uns zutrifft, trage ich einfach null ein.“
Bei jedem einzelnen Kostenpunkt können die Nutzer des TCO-Rechners eingeben, wie hoch die Kosten pro Einheit bei ihnen sind und wie viele Einheiten pro Jahr davon anfallen. Das Tool rechnet dann automatisch den Gesamtwert des jeweiligen Kostenpunktes aus, addiert sofort alle Einzelpunkte zu einer Gesamtsumme und teilt sie durch die Zahl der Sendungen. Auf einen Blick sind dadurch die Gesamtkosten sowie die Kosten pro Paket oder Sendung erkennbar.
„In das Tool scheint eine Menge an Erfahrung und Wissen über Logistikprozesse eingegangen zu sein. Mir hat es auch den Blick für Kostenpunkte geöffnet, die ich bisher nicht den Transport- und Logistikkosten zugerechnet habe.“ Als Beispiel nennt sie die Verpackungsqualifizierung oder die Lane-Validierung. „Wenn ich ein Passiv-System nutze und schalte zum Beispiel eine neue Apotheke auf, muss der Apotheker lernen, dass er die Mehrwegbox, das Inlay und den Logger wieder zurückgeben muss. Jede Lane, also jeder neue Distributionskanal oder neue Empfänger, muss trainiert werden.“
Aktiv gegen passiv: niedrigere Gesamtkosten trotz höherer Transportpreise
Abschließend meint Bolsing, die selbst Apothekerin ist: „Wir nutzen das Tool inzwischen für zwei Dinge. Zum einen haben wir tatsächlich die Gesamtkosten verglichen und erkannt, dass wir mit der aktiven Temperierung unterm Strich trotz höherer Transportpreise pro Sendung etwas günstiger liegen. Zum anderen ziehen wir das Tool inzwischen heran, wenn wir uns einzelne Kostenblöcke unserer Logistikkette anschauen und überlegen, ob oder wie wir die Ausgaben senken können.“
Für den Gesamtkostenvergleich hat sie dann noch einen Tipp für alle anderen Nutzer: „Damit man nicht Äpfel mit Birnen vergleicht, sollte man die Gesamtkostenberechnung zweimal ausfüllen. Einmal für die aktive und einmal für die passive Temperierung. Dann erkennt man genau, welche Zusatzkosten bei welcher Art von Temperierung neben dem reinen Transportpreis noch anfallen.“
