TCO-Rechner & Self Assessment – Instrumente zur Logistikoptimierung für Pharmalogistiker

Total Cost of Ownership

Transparenz ist der erste Schritt zu effizienter Logistik.

 

Mit unserem TCO-Rechner und dem anschließenden Self-Assessment erhalten Sie einen umfassenden Blick auf die Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit Ihrer aktuellen Supply Chain.

Erfahren Sie, welche Faktoren Ihre Gesamtkosten beeinflussen, wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen und wie trans-o-flex Sie dabei unterstützen kann, Prozesse sicherer, nachhaltiger und wirtschaftlicher zu gestalten.

Ob Kostenstruktur, Prozessqualität oder regulatorische Anforderungen – hier finden Sie die passenden Ansätze, um Ihre Logistik ganzheitlich zu bewerten.

Total Cost of Ownership – TCO

Die folgenden Thesen dienen als Orientierungshilfe und zeigen typische Fragestellungen und Herausforderungen, die in logistischen Prozessen regelmäßig auftreten.

Wenn mehrere dieser Thesen auf Ihre Prozesse zutreffen, ist das ein Hinweis darauf, dass eine detaillierte Kostenbetrachtung sinnvoll sein könnte.

  • These 1 – Der Frachtpreis ist selten Ihr größter Kostenblock. Verpackung, Kühlmittel, Personal, Qualität und IT
    verursachen häufig mehr Kosten als der reine Transporttarif.
  • These 2 – Jeder zusätzliche Sonderprozess (Trockeneis, Gefahrgut-Dokumentation, Logger, Retouren) macht Ihr Netzwerk komplexer. Komplexität kostet Zeit, Geld und Management-Aufmerksamkeit.
  • These 3 – Passive Lösungen skalieren schlecht: Mit wachsendem Volumen steigen Vorkonditionierung, Schulungsaufwand, Audits, Retouren und Reklamationen überproportional. Ein aktives System wird mit dem Volumen oft effizienter.
  • These 4 – Die wahren Kosten einer Temperaturabweichung (Produktverlust, CAPA, Express-Ersatzlieferung, Reklamationsbearbeitung) tauchen selten im Logistikbudget auf, sind aber real. Ein Pharmalogistiker mit einem aktiv temperaturgeführten Netzwerk reduziert die Eintrittswahrscheinlichkeit solcher Ereignisse deutlich.
  • These 5 – Regulatorik (GDP, Gefahrgut, EPR/VerpackG) und ESG-Ziele werden bei passiven Einweg- und Trockeneis-Konzepten auf Dauer teurer und erklärungsbedürftiger. Lösungen mit aktiver Temperaturführung erleichtern Ihre Dokumentation, stabilisieren Audits und vereinfachen Reportings.
  • These 6 – Viele Ihrer heutigen Tätigkeiten (Vorkonditionierung, Verpackungsauswahl, Monitoring, Rückführungslogistik, Datenbereitstellung) könnte ein spezialisierter Pharmalogistiker zentralisiert und standardisiert übernehmen.
  • These 7 – Wenn Ihr Dienstleister Kältebrüche in der Logistikkette nicht technisch verhindern kann, muss Ihre Verpackung diese Aufgabe übernehmen. Das Resultat: Sie investieren in komplexe, teure passiv gekühlte Lösungen, um Defizite in der Flotte und ein nicht flächendeckendes Netz an gekühlten Hallen Ihres Partners auszugleichen. Das sind Kosten, die in einem aktiv gekühlten System entfallen würden.

Resume – Wenn Sie beim Ausfüllen unseres TCO-Rechners (Download-Datei) feststellen, dass zahlreiche kleine Kostenpositionen und Sonderaufwände zusammenkommen, lohnt sich ein Gespräch: Wir können mit Ihnen ein individuelles, einfacheres und oft günstigeres Zielbild entwickeln.

Download TCO-Rechner

 

Mit unserem TCO-Rechner (Total Cost of Ownership) berechnen Sie die Gesamtkosten Ihrer Logistikprozesse transparent und einfach. Jetzt Datei herunterladen und mit der Optimierung Ihrer Logistikprozesse und -kosten beginnen.

Temperaturgeführte Transporte Logistik trans-o-flex
Jetzt downloaden

Im Self-Assessment beantworten wir häufige Fragen zu Kosten, Qualität, Compliance, Nachhaltigkeit und Digitalisierung.

 


Dabei erfahren Sie, wie trans-o-flex diese Themen bewertet und welche Lösungen für Sie eingesetzt werden, um Ihre Logistik sicherer, effizienter und transparenter zu machen.

Vertragsstart & kleine Mengen

Über tof.now können Sie aktuell folgende Vorteile nutzen: Die Registrierung dauert weniger als fünf Minuten, das Versandlabel erhalten Sie sofort und die Bezahlung ist bequem per SEPA oder Kreditkarte möglich. Zusätzlich informieren wir Sie, dass in Kürze ein umfassendes Update unseres Kundenportals erfolgt, welches Ihnen weitere hochmoderne („State of the Art“) Lösungen für Ihren Versand und das Tracking bereitstellen wird. Die GDP-konforme Temperaturführung ist dabei bereits integriert.

tof.now ermöglicht eine einfache Abrechnung auf Sendungsbasis. Es werden weder Rahmenverträge noch Grundgebühren benötigt – ideal für Unternehmen mit geringem Versandvolumen oder im Aufbau.

Die Generierung der Sendungsnummer erfolgt automatisch, sobald der erste Auftrag angelegt wird.

IT- & Datenintegration

Sie haben die Möglichkeit, die detaillierten Temperaturdaten Ihrer Packstücke direkt in unserem trans-o-flex Track&Trace-System mytof einzusehen. Bitte beachten Sie, dass eine Bereitstellung dieser Daten über eine Schnittstelle ausschließlich im PDF-Format erfolgen kann und hierfür eine Gebühr anfällt.

Sie können uns die Sendungsdaten entsprechend der Beschreibung unserer trans-o-flex Standardschnittstellen übergeben. Hierbei ist es unerheblich, aus welchen Systemen Sie die Daten nach unseren Vorgaben erstellen und bereitstellen. Wir bieten Ihnen dazu wahlweise eine umfassende Schnittstellen- und Labelbeschreibung oder eine direkte Anbindung über unsere API.

Die Temperaturdaten stehen Ihnen für einen Zeitraum von zwei Jahren direkt im trans-o-flex Track&Trace-System mytof zum Abruf bereit. Sollten Sie die Daten länger benötigen, können wir Ihnen diese über unseren Kundenservice für bis zu sechs Jahre zur Verfügung stellen.

Wir stellen Ihnen für die trans-o-flex Systeme zwei separate REST-APIs zur Verfügung: eine für die einfache Übertragung Ihrer Sendungsdaten und eine weitere für die Abfrage des Sendungsstatus sowie der Scannungen.

Wir bieten Ihnen eine eigene REST-API für die trans-o-flex Systeme an, mit der Sie den aktuellen Sendungsstatus sowie die dazugehörigen Scannungen bequem abfragen können.

Als Standardformate unterstützen wir XML und JSON. Darüber hinaus können Sie in individueller Abstimmung auch Sonderformate wie EdiFACT und CSV nutzen.

Der typische Go-Live-Zeitraum beträgt weniger als zwei Wochen, wenn Sie unsere Standard-API verwenden. Bei komplexen ERP-Integrationen („Flows“) planen Sie bitte vier bis sechs Wochen inklusive Testphase ein.

Ihre Status- und Scanninformationen stellen wir Ihnen standardmäßig im XML-Format bereit.

Ja, die von Ihnen gewünschten Daten können Sie sehr gerne separat bei uns anfragen werden.

Sie können die CO₂-Auswertungen jederzeit bei uns anfragen. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ja, Sie können Ihre Datenübergabe einfach mit dem CSV-Format starten. Ein Wechsel zur REST-API ist für Sie jederzeit möglich und erfordert keine Vertragsänderung.

Operative Abwicklung, Notfälle, Retouren & Homecare

Bei nicht erfolgreicher Zustellung bringen wir die Sendung in die zuständige Niederlassung zurück, lagern sie im Verschlusslager und koordinieren über unseren Customer Service den zweiten Zustellversuch. Insgesamt erfolgen zwei Zustellversuche; danach wird die Sendung an den Versender retourniert.
Bei Buchung eines temperierten Transports (Ambient Express oder Thermo Express) bleibt Ihre Sendung während des gesamten Prozesses – inklusive dieser Zwischenlagerung – im aktiv temperierten Bereich. An allen Standorten stehen dafür geeignete Temperaturzonen zur Verfügung.

Bei nicht erfolgreicher Zustellung bringen wir die Sendung in die zuständige Niederlassung zurück, lagern sie im Verschlusslager und koordinieren über unseren Customer Service den zweiten Zustellversuch. Insgesamt erfolgen zwei Zustellversuche; danach wird die Sendung an den Versender retourniert.
Bei Buchung eines temperierten Transports (Ambient Express oder Thermo Express) bleibt Ihre Sendung während des gesamten Prozesses – inklusive dieser Zwischenlagerung – im aktiv temperierten Bereich. An allen Standorten stehen dafür geeignete Temperaturzonen zur Verfügung.

Die Rücksendung Ihrer Retouren führen wir stets im ursprünglich beauftragten Temperaturbereich (Ambient Express oder Thermo Express) durch. Wir bitten Sie, zu beachten, dass Sie als Versender ab dem Zeitpunkt der Übergabe der Retoure für die Sicherstellung der korrekten Lagertemperatur verantwortlich sind.

Unsere Fahrer nehmen jährlich an einer Schulung teil, in deren Rahmen selbstverständlich auch Umweltthemen besprochen werden.

Für Notfall-Sendungen am Wochenende steht Ihnen unser Bereich Special Services zur Verfügung. Wenn Sie einen temperierten Transport (Ambient Express oder Thermo Express) beauftragen, bleiben Ihre Sendungen dabei durchgängig im temperaturgeführten Bereich – auch bei erforderlichen Zwischenlagerungen. An allen Standorten sind dafür aktiv temperierte Bereiche vorhanden.

Durch speziell geschulte Fahrer und bewusst kalkulierte längere Stoppzeiten stellen wir sicher, dass die besonderen Bedürfnisse Ihrer Patienten bei der Zustellung jederzeit berücksichtigt werden.

ESG & Nachhaltigkeit

Wir erteilen Ihnen gerne Auskunft zu unseren umfassenden ESG-Aktivitäten (Environmental, Social, Governance). trans-o-flex ist stets bestrebt, die Anforderungen unserer Kunden vollumfänglich zu erfüllen, und dies betrifft selbstverständlich auch die Einhaltung Ihrer ESG-Kriterien.

Um Ihren CO₂-Footprint berechnen zu lassen, bitten wir Sie, einen CO₂-Report bei uns anzufragen. trans-o-flex übernimmt dann die Berechnung des Footprints für Sie.

Unsere interne Fallstudie belegt eine Reduktion der Emissionen um circa 50 Prozent, da sowohl Thermoboxen als auch Trockeneis (Dry-Ice) entfallen.

trans-o-flex richtet sich nach den von der SBTi (Science Based Targets initiative) verifizierten CO₂-Reduktionszielen unseres Mutterkonzerns GEODIS.

trans-o-flex veröffentlicht die CO₂-Daten im Rahmen des jährlichen Nachhaltigkeitsberichts unseres Mutterkonzerns. Diesen finden Sie hier.

Die Daten, die Sie auf der trans-o-flex ESG-Webseite finden, dürfen Sie gerne für Ihre Marketingzwecke nutzen. Wir bitten Sie lediglich, die Verwendung vorab mit uns über marketing@tof.de abzustimmen.

Bei trans-o-flex konzentrieren wir uns primär auf die konsequente Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks. Was wir genau in diesem Rahmen unternehmen, können Sie sich auf unseren ESG-Seiten anschauen. (Link)!

trans-o-flex setzt sich aktiv für die Nutzung von Mehrwegtransportmitteln ein. Unsere H1-Paletten und die wiederverwendbaren Boxen tragen dazu bei, dass Sie wertvolle Ressourcen und Emissionen einsparen können.

Branchen- & Use-Case-Themen inkl. Wettbewerber

Während FedEx für den Transport Passivboxen und Trockeneis nutzt, liefert trans-o-flex Ihre Sendungen aktiv temperaturgeführt entweder im Bereich von 2–8 °C oder 15–25 °C.

Während DHL beispielsweise Promoartikel untemperiert versendet, liefert trans-o-flex Ihre OTC- und Kosmetik-Produkte verlässlich temperiert.

Im Gegensatz zu DHL Life Sciences & Healthcare deckt trans-o-flex die komplette Lieferkette durchgängig ab und stellt damit eine umfassende End-to-End-Lösung bereit.

Im Gegensatz zu Dienstleistern wie UPS, die für den Temperaturbereich von 15–25 °C größtenteils passive Boxen nutzen, führt trans-o-flex den Ambient-Bereich aktiv temperiert aus und stellt Ihnen die dazugehörigen Logger-Nachweise zur Verfügung.

Zu unseren umfassenden Serviceleistungen gehören die Fixterminzustellung sowie das professionelle Aktionsmanagement.

Ja diese können Sie hier auf Seite 16. nachlesen.

Im Gegensatz zu GO!, das zwar Same-Day-Services anbietet, aber keine flächendeckende aktive Temperaturführung von 15–25 °C, kombiniert trans-o-flex Express-Zustellzeiten mit der umfassenden Dual-Temp-Lösung.

Preise, Konditionen & Benchmarking

Haben Sie bereits unseren TCO-Rechner von trans-o-flex genutzt, um die genauen Kostenfaktoren Ihrer Supply Chain zu ermitteln? Er liefert Ihnen wertvolle Themenvorschläge, wie zum Beispiel Kosten für Thermoverpackung, Dry-Ice, notwendige ADR-Schulungen oder anfallende CO₂-Kosten.

Wir stellen Ihnen das gewünschte Angebot innerhalb von zehn Arbeitstagen zur Verfügung. Unser Vertriebsteam berät Sie hierbei sehr gerne und entscheidet basierend auf Ihrem Geschäftsumfang, Ihrem Versandsegment und weiteren Faktoren, welche Angebotsform optimal für Sie geeignet ist (sei es tof.now, eine Ratecard oder eine individuelle Kalkulation).

Ihre Rahmenverträge beinhalten transparente Zuschläge für Kraftstoff und Energie („Fuel- & Energy-Surcharges“). Der entsprechende Index wird monatlich von uns veröffentlicht.

Grundsätzlich sind unsere Preise an verschiedene Kriterien gekoppelt. Bei Bedarf können Staffelpreise oder das Ship-to-Profile-Volumen ebenfalls Bestandteil Ihres Rahmenvertrages sein. Ihr persönlicher Key-Account Manager kalkuliert für Sie basierend auf Ihrem Volumen, dem gewünschten Service-Level und weiteren Kriterien gerne ein maßgeschneidertes individuelles Angebot.

Während die Grundfrachtkosten vergleichbar sind, entfallen bei trans-o-flex die zusätzlichen Nebenkosten für Passivlösungen (Boxen, Rückholung und Entsorgung). Dadurch wird Ihr Gesamtaufwand (Total Cost of Ownership – TCO) deutlich gesenkt.

Obwohl die meisten unserer Verträge über zwölf Monate oder länger laufen, ist diese Laufzeit nicht zwingend als Voraussetzung in unseren Verträgen festgelegt. Darüber hinaus sind die Kündigungsfristen ebenfalls verhandelbar.

Wir laden Sie herzlich ein, unser Self-Assessment sowie den TCO-Rechner direkt auf unserer Webseite zu nutzen. Sie können uns damit objektiv mit Ihren passiv temperierten Dienstleistern vergleichen, wie beispielsweise UPS, DHL, FedEx oder Eurotranspharma.

Produkte, Netzwerk & Express-Services

Wir wickeln beide Temperaturbereiche aktiv in unseren spezialisierten Fahrzeugen und Depots ab. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie auf Passivboxen und Trockeneis verzichten können und somit auch die damit verbundenen ADR-Pflichten entfallen.

Mit unserem Service Eurotemp bieten wir Ihnen ab Deutschland temperierte Transporte in folgende Länder an: Belgien, die Niederlande, Luxemburg und Österreich. Die Regellaufzeit für diese Sendungen liegt dabei zwischen 24 und 48 Stunden.

Im nationalen Versand bietet Ihnen trans-o-flex verschiedene Express-Optionen an: Sie können wählen zwischen der Zustellung bis 08:00 Uhr, 09:00 Uhr, 10:00 Uhr oder 12:00 Uhr, oder Sie nutzen unsere zuverlässige „Next Day Guarantee“-Lieferung.

Sie haben die Möglichkeit, bei unserem Express-Service die Zustellung bis 08:00 Uhr, 09:00 Uhr, 10:00 Uhr oder 12:00 Uhr zu wählen.

Für nicht-temperierte Sendungen und den Ambient Express gilt eine Gewichtsgrenze von bis zu 500 kg, für den Thermo Express bis zu 300 kg. Sendungen, die darüber hinausgehen, werden nach individueller Rücksprache (via Special Services oder Direktanlieferung) bearbeitet.

Für nicht-temperierte Sendungen bieten wir Ihnen Zustellzeiten bis 08:00 Uhr, 09:00 Uhr, 10:00 Uhr oder 12:00 Uhr an. Im temperierten Bereich können Sie zwischen der Zustellung bis 10:00 Uhr oder bis 12:00 Uhr wählen.

Wir können Ihnen bestätigen, dass das 15–25 °C-Segment aktiv temperiert wird, wenn Sie den Ambient Express beauftragen.

Wir bieten diesen Transport ausschließlich als Direktfahrt oder im Rahmen unserer Special Services an.

Reporting, KPIs & Nachweise

Kennzahlen wie Temperatur-Compliance, die pünktliche Zustellrate („On-Time-Delivery“), die Schadenquote oder den CO₂e-Ausstoß können wir Ihnen in Dashboards zur Verfügung stellen. Dies erfordert jedoch eine individuelle Vereinbarung, da diese Dashboards exakt auf Ihre spezifischen Kundenbedürfnisse angepasst werden. Unabhängig davon können Sie bereits über unser System mytof viele Kennzahlen nach Ihren individuellen Anforderungen abrufen.

Wir stellen Ihnen anstelle von Fotos Abliefernachweise in Form von Unterschriften zur Verfügung. Diese sind in weniger als fünf Minuten in unserem Portal mytof für Sie abrufbar.

Temperatur, Qualität, GDP & Audits

Wenn Sie einen temperierten Transport (Ambient Express oder Thermo Express) beauftragen, gewährleisten wir von trans-o-flex die aktive Temperaturführung Ihrer Sendung über die gesamte Transportstrecke, von der Abholung beim Versender bis zur Zustellung beim Empfänger. Nach der Zustellung können Sie die packstückbezogenen Temperaturdaten bequem in unserem trans-o-flex Track&Trace-System mytof einsehen. Ein wesentlicher Sicherheitsaspekt ist unser aktives Überwachungssystem: Dieses stoppt Sendungen bei einer festgestellten Temperaturabweichung sofort, sodass diese nicht beim Empfänger zugestellt werden.

Sollte eine meldepflichtige Temperaturabweichung vorliegen (gemäß unserer vertraglichen Vereinbarung), stoppen wir die Zustellung der betroffenen Sendung sofort. Dadurch haben Sie als Versender die Möglichkeit, anhand der vorliegenden Temperaturdaten zu prüfen, ob eine Zustellung beim Empfänger noch erfolgen kann oder ob eine Retoure der Sendung veranlasst werden muss.

In unserem spezialisierten Pharma-Lager in Alzenau bieten wir verschiedene Mehrwertdienste („Value Added Services“) an, darunter auch Serialisierungsleistungen im Rahmen der EU-FMD (Fälschungsschutzrichtlinie). Damit unterstützen wir Sie bei der regelkonformen Identifizierung und Sicherung pharmazeutischer Produkte.

Da trans-o-flex ein reiner Transportdienstleister ist, fallen wir nicht in den Zuständigkeitsbereich der Regierungspräsidien. Eine behördliche Zertifizierung ist uns aus diesem Grund nicht möglich. Stattdessen lassen wir die GDP-Compliance unserer Dienstleistungen regelmäßig durch einen unabhängigen, externen Zertifizierer (TÜV SÜD) prüfen und bestätigen. Die entsprechenden aktuellen Zertifikate stellen wir Ihnen selbstverständlich auf unserer Homepage zum Download bereit.

Sollte es im Rahmen des Transportes zu einer Prozessabweichung kommen, verfügen wir über festgelegte Vorgaben und Abläufe zur Bearbeitung dieser Abweichung. Hierzu haben wir feste Prozesse für das Abweichungsmanagement etabliert. Wenn eine Ihrer Sendungen davon betroffen ist, können wir Ihnen auf Anfrage schnellstmöglich einen detaillierten Abweichungsbericht bereitstellen. Die Bearbeitung und Erstellung dieser Berichte erfolgt schnellstmöglich.

Wir lassen die GDP-Compliance unserer Dienstleistungen regelmäßig durch einen unabhängigen, externen Zertifizierer (TÜV SÜD) prüfen und bestätigen. Die entsprechenden aktuellen Zertifikate stellen wir Ihnen selbstverständlich auf unserer Homepage (Link) zum Download bereit.

Sollte es im Rahmen des Transportes zu einer Prozessabweichung kommen, verfügen wir über festgelegte Vorgaben und Abläufe zur Bearbeitung dieser Abweichung. Hierzu haben wir feste Prozesse für das Abweichungsmanagement etabliert. Wenn eine Ihrer Sendungen davon betroffen ist, können wir Ihnen auf Anfrage schnellstmöglich einen detaillierten Abweichungsbericht bereitstellen. Die Bearbeitung und Erstellung dieser Berichte erfolgt schnellstmöglich.

Beiden Bereichen wird die GDP-Compliance durch einen externen Zertifizierer bestätigt. Im Rahmen Ihrer Kundenbeziehung steht Ihnen bei trans-o-flex ein persönlicher Ansprechpartner aus unserem Qualitätsmanagement zur Verfügung, der Ihnen alle Fragen rund um das Thema Audits beantwortet.

Die Temperaturdaten stehen Ihnen spätestens am Tag nach der Zustellung in unserem Track&Trace System mytof zur Verfügung.

Über tof.now haben Sie die Möglichkeit, aktiv temperierte Sendungen im Bereich von 15–25 °C bereits ab einem Paket zu buchen. Die Registrierung dauert dabei weniger als fünf Minuten, und das Versandlabel steht Ihnen sofort zur Verfügung.

Verpackung & Logger

Wenn Sie uns den Auftrag im passenden Temperaturbereich korrekt erteilen, benötigen Sie keine eigenen Temperatur-Logger mehr. Sie können die Temperaturdaten der Packstücke Ihrer Sendungen stattdessen komfortabel im trans-o-flex Track&Trace-System mytof einsehen.

Für die Nutzung der tofOrderAPI stellen wir Ihnen ein separates Kunden-Testsystem zur Verfügung.

trans-o-flex bietet Ihnen aktiv temperierte Transporte sowohl im Bereich von 2 bis 8 °C als auch im Bereich von 15 bis 25 °C an. Dadurch ist für Sie keine zusätzliche Thermoverpackung erforderlich.

Für Ihre Anforderungen empfehlen wir die Beauftragung unseres Ambient Express oder Thermo Express.

Durch die Nutzung der aktiven Temperierung wird die Verwendung von UN 1845 (Trockeneis) für Sie überflüssig.

Das aktiv temperierte Dual-Temp-Netz von trans-o-flex macht Trockeneis (UN 1845) überflüssig.

Sonstiges

Sie erhalten bei uns einen persönlichen Customer Service Ansprechpartner, der Sie betreut. Unser Kundenservice steht Ihnen Montag bis Freitag von 7:00 Uhr bis 17:00 Uhr als direkter Ansprechpartner zur Verfügung. Hier können Sie Kontakt aufnehmen.

Lassen Sie uns über Ihre Ergebnisse sprechen.

Haben Sie Ihre Logistikkosten analysiert und neue Erkenntnisse gewonnen? Oder erscheinen Prozesse als aufwendig und sie sehen nun Verbesserungspotenzial?

Gemeinsam mit unserem Team freuen wir uns, konkrete Ansätze für Sie weiterzuentwickeln.

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Infos zu Prozesskosten und -risiken